Word文檔、PPT文稿、PDF如何杜絕字體失去

當精心編輯的文檔，在其它電腦上打開時，最常見的問題就是頁數增加了，表格被撐破了，有些嚴重的甚至會出現亂碼……為什么會這樣呢？究其根源都是因為缺少相應的字體。本文介紹各類文檔中（包括word文檔、ppt文稿、PDF等），如何將特殊字體嵌入到其中，或者巧妙避開特殊字體，從而徹底杜絕字體丟失的意外。

在office與PDF文檔中嵌入字體

為避免缺少字體，將字體嵌入文檔是目前最常用的方法之一。無論是Word文檔還是PPT演示文稿，都可以在保存文檔時將字體嵌入其中，這樣文檔所用的字體就和文檔合為一體，在其它電腦上播放也就沒有了意外。

在Word 2013（或者2016）中打開文檔，單擊“文件→選項”彈出對話框，切換到“保存”選項，勾選“將字體嵌入文件”選項（圖1），選擇“僅嵌入文檔中使用的字符”，則文檔到了其他電腦上能正常顯示，但是如果進行編輯修改，新增了其他文字，則該這些新增的文字就無法使用特殊字體來顯示；勾選“不嵌入常用系統字體”，可以將系統自帶的那些字體不嵌入到文檔中，可以有效地減小文檔的字體。

在Powerpoint2013（或2016）中打開演示文稿，和Word操作一樣，同樣打開“選項”對話框（圖2），勾選“將字體嵌入文件”，如果勾選“僅嵌入演示文稿中使用的字符（適于減小文件大�。�，則可以確保演示文稿中已有文字不變形，但是不能添加其他文字；選擇“嵌入所有字符（適于其他人編輯）”，則可以對文稿進行任意修改，無論增刪文字，都可以應用特殊字體。

對于創建的PDF文檔，同樣可以將特殊字體嵌入到文檔中，比如，用迅捷PDF編輯器制作PDF文檔，在使用特殊字體后，可以選中該部分的文字，然后在右側的“文字屬性”面板中，可以選擇“使用嵌入字體”（圖3），選擇“是”則將該字體嵌入到了當前文檔中。如果使用Adobe Acrobat、福昕PDF編輯器等工具，在里面同樣有嵌入字體選項，操作上大同小異而已。

在嵌入字體時，如果完全嵌入字體，則文檔大概會多增加字體文件的體積。另外最好是在文檔基本上編輯結束了，沒有多大改動后再進行嵌入字體操作。這樣可以避免保存文件時，電腦會時不時的卡住，有些甚至會有“假死”的感覺，從而提高工作效率。

特殊字體替換為安全字體

所謂安全字體就是系統中自帶的字體，如微軟雅黑、宋體、仿宋、黑體、華文彩云、華文細黑、華文新魏、華文行楷、華文中宋、楷體、隸書、幼圓等,這些都是十分經典而且使用最為廣泛的字體。普通Word、PDF、網頁文檔中，一般不需要太繁雜的字體，微軟雅黑或黑體用作標題，宋體或楷體用于正文差不多就夠了。假如普通文檔中所用字體過于花哨，可以嘗試將特殊字體替換到為安全的常用字體。

打開Word文檔，切換到“開始→替換”彈出窗口，單擊下方的“更多”按鈕顯示完整對話框，單擊“查找內容”后的輸入框，然后單擊最下方的“格式”選擇“字體”（圖4），選擇所用的特殊字體，再單擊“替換為”后的輸入框，同樣單擊下方的“字體”，選擇所要替換的安全字體，最后單擊“全部替換”按鈕，即可看到所選的特殊字體都被替換為安全字體。

PPT中同樣可以將特殊字體替換為安全字體，首先PPT自帶了字體替換功能，其次也可以使用“PPT美化大師”插件進行功能更強大的字體替換，具體參閱2017年第24期《以一當十 PPT中圖文的批量處理》一文。

特殊字體轉圖

如果在文檔中的特殊字體使用范圍很小，只是偶爾用了幾處，我們可以嘗試將特殊字體轉換成圖片插入到文檔中，這樣既保證字體正常顯示，又不會增加文檔的體積。

在Word文檔中，輸入文字后設置好特殊字體等相關樣式，然后選中文字，按Ctrl+C鍵復制文字，切換到“開始”選項卡，單擊“粘貼”按鈕選擇“選擇性粘貼”彈出對話框（圖5），選擇“圖片（增強型圖元文件）”將文字粘貼為圖片，并且此圖片是矢量圖，縮放都不會影響文本質量。

用圖片代替文字后，可以右擊該圖片選擇“環繞文字”下的“浮于文字上方”（圖6），這樣就可以任意拖動文字，改變其位置。也可以進行旋轉、縮放、翻轉之類的操作，確保文字圖片能更加融合到文檔中。

在PPT演示文稿中，同樣可以使用這種方法將應用特殊字體的文字轉換成圖片，如果特殊字體應用較多的話，可以使用LvyhTools插件將指定字體批量轉換成圖片，具體參閱2017年第24期《以一當十 PPT中圖文的批量處理》一文。在PDF文檔中，我們也可以先將應用特殊字體的文字保存成PNG圖片，再插入到PDF文檔中，PNG圖片的背景是透明的，可以完全融合到pdf中。文字PNG圖片可以在Word或PPT中制作，先將文字復制再粘貼為圖片，最后右擊該圖片選擇“另存為圖片”彈出對話框（圖7），選擇“保存類型”為“可移植網絡圖形”，這樣保存到圖片就是PNG格式。

補齊特殊字體

避免缺少字體還有一種方法，就是根據文件安裝補齊相應的特殊字體，這里給大家推薦一款名為“鏈圖云”的工具（http://www.qiuziti.com/font_assistant.html），它能自動補齊PPT、PDF等文件缺失的字體，還能將文件和字體打包在一起。

打開鏈圖云選擇“字體助手”，單擊“字體補齊”按鈕，這里可以自動為PPT、PDF、PSD、CDR、AI五種常見的文檔補齊字體，單擊“打開文件”按鈕選擇相應的文檔，并自動對文檔進行檢測，然后會列出文件中所有的字體，以及當前電腦缺少的字體（圖8）。單擊“一鍵補全”按鈕會自動下載并安裝缺少的字體。單擊“字體打包”按鈕，選擇“同時打包原文件”，可以將文檔和所用的一起打包在一起，這樣分享給他人后就不會缺少字體，確保萬無一失。

網絡上有很多字庫可以下載，如，方正字庫、文鼎字庫等都是常用的字庫，特別是一些微信公眾號中有打包字體庫的下載鏈接，我們只要不用于商業用途，就可以到下載使用。下載的字庫，如果右擊選擇“安裝”會自動復制到系統目錄的Font文件夾（X:\windows\Fonts，X表示系統盤符）。字體安裝過多會明顯拖慢系統速度，所以推薦大家安裝字體的快捷方式，先進入字體文件夾（Font），單擊“字體設置”按鈕打開設置界面（圖9），勾選下方的“允許使用快捷方式安裝字體（高級）”。以后安裝字體時，右擊下載在非系統盤中的字體文件，選擇“作為快捷方式安裝”，這樣字體就不會被復制到Font文件夾中。