如何進行Microsoft 365文件的共享與協作

Microsoft 365，可以幫助我們更安全地與他人一起共享文件、實時編輯，并可通過網頁端、移動端和桌面端與其他人共同協作。共享功能可通過設置密碼、編輯權限、到期日期等方式提高安全性，接下來，一起來看看怎么使用共享功能吧。

一、共享功能

以Microsoft word為例，在完成Microsoft 365的賬戶登陸后，單擊右上角的“共享”按鈕，即可啟用功能。

圖1：共享功能

共享功能可將文檔上傳到OneDrive中共享，或者是啟動Outlook將文檔添加為附件發送給共享人。

如果是希望上傳到OneDrive中共享，如圖2所示，單擊OneDrive賬號；如果是希望啟動Outlook將文檔添加為附件，單擊底部“轉而附加副本”中的Word文檔或PDF圖標。

圖2：共享方式

二、共享設置

接下來，我們以共享到OneDrive為例進行操作。

1. 設置鏈接權限，單擊“擁有鏈接的人員都可編輯”字樣，更改鏈接權限。

圖3：發送設置

2. 在鏈接設置中指定使用鏈接的用戶，可設置為擁有鏈接的任何人或特定用戶。

3. 在鏈接設置的其他設置中，設置是否允許編輯、到期日期與密碼，如果涉及機密文件，建議設置密碼。

圖4：鏈接設置

4. 返回發送鏈接頁面，輸入發送人員的郵箱賬號，輸入郵箱時可啟用Outlook通訊錄，自動搜索人員信息。除了設置發送人員外，也可以使用“復制鏈接”功能，將鏈接發送給特定人員。

圖5：接收人設置

三、打開共享鏈接

如果是通過郵箱發送共享鏈接的話，接收者會收到如圖6所示的郵件信息，只需單擊底部的“Open”按鈕，即可使用網頁版Office打開文檔，進行共享編輯。

如果是通過鏈接發送的話，只需把鏈接鍵入瀏覽器即可在線打開文檔，共享編輯。

圖6：分享的鏈接

四、小結

以上就是關于Microsoft 365文件共享功能的介紹。Microsoft 365共享功能讓小組間的共享協作變得更加簡單，除了共享編輯外，也可利用審閱功能，進行文檔內容的評論與溝通，實現更有效率的協作方式。