wps表格精華圖文教程

　　網上關于wps表格的文章有很多，寫這些東西真感覺到多此一舉，但看到bntrees寫的wps文字教程很好，同時問wps表格教程的人較多，因此鼓足勇氣想寫一下，希望能與大家互勉共勵，共同學習。

　　另外，因我的軟件中用wps表格做報表，這里面有很多技術性的問題，金山公司的員工給予我很大支持，因此這些東西也有感激金山之意。

　　因我業余時間寫了些軟件，這些軟件占用了我很多的時間與精力，所以能認真的寫這篇文章的時間有限，所以錯誤之處、不妥之處在所難免，望大家見諒并指正，我將盡快修改完善。

　　第一章 WPS表格簡介

　　WPS表格是WPS OFFICE 2007的三個組件之一，它是一個電子表格軟件，類似于微軟公司的Excel，是應用眾多的電子 表格類處理軟件之一。

　　一個WPS表格文件就像是一個賬本，這個賬本有64頁厚，每頁的頁面上都是一張表格。這個表格有65536行，256列寬。我們就是在這些表格中錄入數據，這些表格的大小不是固定不變的，而是可以調整的，它的行高與列寬都可以調整大小。另外，我們不僅可以在表格中錄入數據，而且還可以進行復雜的計算、統計、匯總，甚至生成圖表，然后打印輸入出。

　　WPS表格啟動后，界面如圖1-1-1所示：

　　圖1-1-1 WPS表格啟動后的界面

　　對于界面中的菜單欄、工具欄等我們暫不做介紹，我們從窗口中的表格開始說起。窗口中最主要的部分就是表格了，它由很多的行與列組成，這些行與列構成了很多的格，在WPS表格里面稱為 單元格 ，如上圖中的很多小格，這些小格都是單元格。表格的列分別用A、B、C、D・・・・・・Z，然后是AA，AB，……AZ，BA，BB……等來表示，表格的行分別用1、2、3、4・・・・・・來表示，這個表格共有256列，65536行，我們可以想像一下，這么大的一個表格足夠我們存放下眾多的數據，現實生活中我們哪里見過這么大的表格!

　　每個單元格都有個名稱，如A列1行，它的名稱是 “A1” ，同樣的道理，C列5行的單元格稱為 “C5” 。

　　單元格的名稱可以在 名稱框 中顯示出來，單元格的名稱框位于表格的左上角，如圖2中紅線標出來的部分，它顯示了當前單元格的名稱。

　　單元格中文字的輸入即可以直接輸入，也可以在 編輯欄 中輸入，圖1-1-2中的藍線標出來的就是單元格的 編輯欄 。

　　圖1-1-2 WPS表格的名稱框與編輯欄

　　圖1-1-2中，下部的紫色區域為頁標簽，這是64頁表格中的3頁，其它的可以通過菜單 插入 --工作表 來實現。如圖1-3。

　　在圖1-1-3中，又插入了2頁，共5頁。頁數的多少可以根據需要來決定，如果顯示太多卻又用不到，顯得特別的亂，因此表格頁數是夠用為佳。

　　圖1-1-3

　　【ET】wps表格教程

　　附：

　　網上關于wps表格的文章有很多，寫這些東西真感覺到多此一舉，但看到bntrees寫的wps文字教程很好，同時問wps表格教程的人較多，因此鼓足勇氣想寫一下，希望能與大家互勉共勵，共同學習。

　　另外，因我的軟件中用wps表格做報表，這里面有很多技術性的問題，金山公司的員工給予我很大支持，因此這些東西也有感激金山之意。

　　因我業余時間寫了些軟件，這些軟件占用了我很多的時間與精力，所以能認真的寫這篇文章的時間有限，所以錯誤之處、不妥之處在所難免，望大家見諒并指正，我將盡快修改完善。

       下一頁更精彩

　　第二章 WPS表格文字編輯(一)

　　一、文字錄入

　　在WPS表格中的文字錄入操作很簡單，在WPS表格中有兩種方法錄入文字。

　　第1種方法：首先點擊要錄入文字的單元格，然后直接用輸入文字即可，如圖2-1-1。

　　圖2-1-1

　　第2種方法：選中要錄入文字的單元格，然后將光標移至編輯欄中，在編輯欄中輸入要錄入的文字，如圖2-1-2。

　　圖2-1-2

　　這兩種方法都可以實現文字的錄入，但第1種方法還直觀，第2種方法適合錄入較多的內容。另外，錄入公式時也常在編輯欄中錄入。

　　通過以上，我們可以在表格中錄入任意的內容，如圖2-1-3 。

　　圖2-1-3

　　一點注意事項：我們輸入下列內容，如 身份證號碼、1/4、001 等，對于這樣的內容，wps表格會智能優化，身份證號碼 由于數據過大，它會以科學計數法的形式顯示， 1/4 會顯示為1月4日， 001會顯示為1。對于這種情況有時很方便，但有時我們想輸入什么就顯示什么，此時可以先輸入單引號 “ ' ”，然后接著輸入即可，此時wps表格2007將不會再自作聰明。

　　【ET】wps表格教程

　　附：

　　網上關于wps表格的文章有很多，寫這些東西真感覺到多此一舉，但看到bntrees寫的wps文字教程很好，同時問wps表格教程的人較多，因此鼓足勇氣想寫一下，希望能與大家互勉共勵，共同學習。

　　另外，因我的軟件中用wps表格做報表，這里面有很多技術性的問題，金山公司的員工給予我很大支持，因此這些東西也有感激金山之意。

　　因我業余時間寫了些軟件，這些軟件占用了我很多的時間與精力，所以能認真的寫這篇文章的時間有限，所以錯誤之處、不妥之處在所難免，望大家見諒并指正，我將盡快修改完善。

　　二、復制與粘貼

　　對于復制與粘貼，相信很多人都會，就是選中要復制的內容后，點擊菜單 編輯--->復制，然后將光標移動目標區后，再點擊菜單 編輯--->粘貼 ，即可以完成復制操作。此處對復制不做過多的介紹，主要介紹一下復制前的選擇。

　　1.選擇單元格

　　點擊要復制的單元格，那么該單元格即處于被選中狀態。然后進行復制與粘貼操作即可。

　　2. 選擇多個單元格

　　如圖2-1-3所示，如果要選擇A3到D3，即A3：D3，那么將鼠標在A3格中點擊一下，然后按下鼠標左鍵，向D3格中移動，那么A3：D3將被選中，效果如圖2-2-1所示。

　　圖2-2-1

　　選擇A3：D4，將鼠標在A3格中點擊一下，然后按下鼠標左鍵，向D3格中移動，那么A3：D4將被選中，效果如圖2-2-2所示。

　　圖2-2-2

　　選擇A2，B2，B3，C4這4個單元格，這4個單元格不連續，用上述方法是選擇不了的。此時需選按下CTRL鍵不松手，然后用鼠標逐個點擊這4個單元格，那么這4個單元格將被選中，如圖2-2-3所示。

　　圖2-2-3

　　3. 選擇整行

　　點擊要選擇的行號，那么該行整行將被選中。

　　圖2-2-4

　　4. 選擇多行

　　如要選擇第1到第3行，我們可以點擊行號1，然后將鼠標向下拖到，拖到第3行，那么第1至第3行將都被選中，如圖2-2-5。

　　圖2-2-5

　　5. 選擇整列

　　點擊要選擇的列標題，如B，那么B列將被選中，如圖2-2-6。

　　圖2-2-6

　　6. 全選

　　也就是選擇整個表格，點擊A列左端，1行上端的全選按鈕，如圖2-2-7所示，點擊此按鈕，即可全選。

　　圖2-2-7

　　7. 復制與粘貼

　　選中后，即可對選中的內容進行復制與粘貼了，粘貼時，注意被粘貼區域，被粘貼區域要與選擇區域相同，如果不愿意再選擇被粘貼區域，可以點擊目標區的任一單元格，然后按粘貼按鈕即可。對于整行或整列這種情況，一定要點擊第1個單元格，否則不能粘貼，具體過程略。圖2-2-8是一個進行了復制與粘貼操作的例子。

　　圖2-2-8

　　圖2-2-8中，黃色區域中的內容是完全相同的，此處進行了復制與粘貼操作。另外，B列與E列也是相同，此處進行了列復制。另外，我們還可以進行整個表的復制。

　　【ET】wps表格教程

　　三、表格行高列寬的調整

　　在WPS表格中，行高與列寬是可以調整的，當我們輸入的內容過多時，我們常需調整表格的列寬，有時為了美化表格，也常常要調整表格的行高與列寬。

　　1. 調整列寬

　　如圖2-2-6所示，A1單元格中的“河北省武邑縣宏達雙語小學”這幾個字在A1格中是容納不下的，它已經擠到C1格中去了，此時我們需要調整一下A列的列寬。

　　方法1：將鼠標移動到列標“A”與“B”中間的豎線處，光標變成左右箭頭狀，此時按下鼠標左鍵，左右移動鼠標即可調整A列的寬度。如圖2-3-1所示。

　　圖2-3-1

　　方法2：選中A列，點擊菜單 格式--->列--->列寬，彈出列寬窗口，如圖2-3-2所示，在列寬窗口中輸入需要數值。如果輸入的值不合適，多試幾次即可。

　　圖2-3-2

　　2. 調整多列的列寬

　　選中多列，調整方法同上。這樣調整后，被選中的各列列寬寬度相同。

　　3. 調整行高

　　方法同調整列寬。略。

　　4. 最適合列寬

　　如果選擇了 最適合的列寬 ，那么各列的寬度以剛好容納各列內容為佳，操作方法見圖2-3-3所示。

　　圖2-3-3

　　最后效果如圖2-3-4所示。可見A與B列的寬度正好適合A、B兩列的內容，即不多余空間也能容納的下。

　　圖2-3-4

　　5. 列的隱藏

　　如果我們不想要圖2-3-4中的C、D兩列，我們可以選中此兩列，然后點擊菜單 格式―>列―>隱藏，那么CD兩列將被隱藏，打印時也將不打印。操作后如圖2-3-5所示。

　　圖2-3-5

　　注意圖2-3-5中，B列后面E列，中間的CD兩列被隱藏。

　　6. 取消隱藏

　　選中B、E兩列，實際選中了B、C、D、E 四列，然后點擊菜單 格式―>列―>取消隱藏，那么C、D兩列將取消隱藏。

　　第三章 表格的美化

　　對于前面我們所制作的表格，一般情況下，是不令人滿意的，我們可以通過一些操作，使用表格更加美觀，打印效果更好。

　　一、對齊

　　如圖3-1-1所示，單元格中的內容有的靠左，有的靠右，看著有些不太美觀，下面我們自己來調整一下這些文字的對齊方式。

　　圖3-1-1

　　選中要操作內容區域，即A1：D3，然后點擊菜單 格式--->單元格，打開單元格格式對話框，單元格格式對話框有6頁選項卡，選擇其中的“對齊”選項卡，界面如圖3-1-2所示。

　　圖3-1-2

　　在對齊頁中，點擊水平對齊的下拉按鈕，從中選擇 居中 ，如圖3-1-3所示。

　　圖3-1-3

　　然后按確定按鈕。完成后，我們所選中的區域中的文字將居中對齊，界面如圖3-1-4所示。

　　圖3-1-4

　　這是居中對齊，我們還可以仿著此方進行其它方式的對齊。如圖3-1-5所示 。

　　圖3-1-5

　　另外，還有多種對齊方式，這里不再一一介紹。

　　二、表格的合并與拆分

　　圖3-2-1

　　如圖3-2-1所示，對于第1行，一般情況下我們希望A1到D1變成1個單元格，另一方面，希望它居中顯示，用句屬語叫做合并單元格。選中A1：D1區域，點擊菜單 格式--->單元格，從彈出的單元格格式對話框中，選擇 對齊 頁，選中合并單元格前面，然后按確定，如圖3-2-2。

　　圖3-2-2

　　那么選中區域的單元格將合并成1個單元格。效果如圖3-2-3所示。

　　圖3-2-3

　　合并后的單元格的名稱為左上角的單元格的名稱。如A1：D1這些單元格合并后，名稱為A1 。

　　單元格合并后，再選中A1單元格，然后居中對齊就OK了。最終效果如圖3-2-4所示。

　　圖3-2-4

　　對于其它的合并操作，與此大同小異，如圖3-2-5進行了多種合并，具體方法不再贅述。

　　圖3-2-5

　　既然有單元格的合并，那就得有單元格的 拆分 了。選中要拆分的單元格，然后點擊菜單 格式--->單元格，從彈出的單元格格式對話框中，選擇 對齊 頁，去掉 合并單元格 前面的“√”，然后按 確定 即可完成。

　　三、設置文字的字體字號顏色

　　字體字號顏色是文字操作中的最基礎的操作，相信很多人都會，此處僅簡單的介紹一點點。

　　選中要設置字體的單元格，然后點擊菜單 格式―>單元格―>字體，彈出字體設置對話框，如圖3-3-1所示，在此對話框中，我們可以設置字體字號顏色等。

　　圖3-3-1

　　圖3-3-2

　　圖3-3-2中設置了字體字號顏色下劃線等，另外，我們還可以設置其它的很多內容，這里不再一一贅述。

　　貢獻者：wps狂 - 2008-05-09 22:07:00

　　【ET】wps表格教程

　　四、設置表格的邊框

　　通過前面的知識，我們已可以制作下面的表格，如圖3-4-1所示。但此表格在打印時，只有文字，沒有表格線的，

　　圖3-4-1

　　用句屬語來說，就是沒有邊框，如圖3-4-2所示。

　　圖3-4-2

　　如果打印時想打印邊框，那我們還得設置一下表格的邊框。

　　選中A2：D6，然后點擊菜單 格式―>單元格，從彈出的對話框中選擇 邊框 ，界面如圖3-4-3所示。

　　圖3-4-3

　　在此處，我們可以設置表格的邊框。

　　點擊 外邊框 按鈕，那么選中區域將增加外邊框，如圖3-4-4所示，可見A2：D6周圍增加了外邊框。

　　圖3-4-4

　　同樣的道理，我們點擊圖3-4-3中的 內部 按鈕，那么選中區域將增加內部表格線，如圖3-4-4所示。

　　此時的表格已基本符合一般的需要了。打印時，也帶有了表格線。

　　對于邊框的取消，我們可以重復點擊這幾個按鈕，多試幾下就知道了。

　　圖3-4-5

　　另外，在設置表格邊框時，還有一些常用的設置，此處，我們略作介紹。

　　1. 設置具體的每條邊框

　　在邊框設置窗口中，有如圖3-4-6所示的一部分區域，我們仔細可以看一下圖中的文字說明部分。

　　圖3-4-6

　　點擊 按鈕1 ，可以設置頂部邊框的有無。 點擊按鈕2，可以表格內部橫線的有無。 點擊按鈕6，可以設置表格內部豎線的有無。 點擊按鈕 4，可以設置斜線的有無。其它的略。

　　如圖3-4-7，表格內部沒有橫線。

　　圖3-4-7

　　圖3-4-8，表格中添加了斜線。(表格中的斜線，我很少用。)

　　圖3-4-8

　　對于其它的幾個按鈕的示例，我們不再介紹，讀者可自己練習一下。

　　2. 設置線條樣式

　　表格線的樣式一般情況是細實線，如果自己不喜歡，我們可以換一種樣式，wps表格為我們提供了多種表格樣式，如圖3-4-9所示。

　　圖3-4-9

　　我們先選中要采用的線條樣式，然后再設置表格的邊框就行了。如3-4-10所示。圖中表格外框采用了 粗線，內部橫線采用了 雙橫線 。

　　圖3-4-10

　　3. 設置線條顏色

　　線條的顏色默認是黑線的，我們還可以更改為其它顏色。點擊圖3-4-9中下部的顏色下拉按鈕，我們可以選中自己喜歡顏色。選中顏色后，我們再設置表格的邊框線條，那么新設置的邊框將使用新設置的顏色。如圖3-4-11所示。

　　圖3-4-11

　　4. 一點小技巧

　　其實，我們設置表格邊框時，很多時候沒有必要選中全部內容。我們可以只選中一部區域，然后設置該部分的區域的格式。

　　如圖3-4-12，這一個圖中的第6行與第7行之間的橫線為雙線，這一個設置時就只選中了A6：D7這個區域，然后設置成雙橫線就可以了。

　　圖3-4-12

　　五、設置表格底紋

　　底紋，實際上就是表格的背景顏色，設置好底紋后，可以使用表格更加美觀，同時，也能對某些需特殊標識的內容作一標識。

　　注：如果打印時，你的打印機是并非彩色的，那么打印出來可就難看了。

　　下面僅以一個小實例來說明一下如何設置底紋。如上圖3-4-12所示，選中A7：D7區域，然后點擊菜單 格式―>單元格,選擇 圖案 頁，如圖3-5-1所示。

　　圖3-5-1

　　選擇單元格底紋的一種顏色，然后點擊確定按鈕。那么效果如圖3-5-2所示。

　　圖3-5-2

　　注：底紋的顏色最好不要太深，太深的話，有時看不清字。

　　到此，我們應能設置一個漂亮的wps表格文件了。

　　第四章 WPS表格文字編輯(二)

　　通過前面的介紹，我們應當能做出一個漂亮的wps表格文件了，但wps表格的強大功能遠未表現出來，下面我們再介紹一下wps表格的強大的編輯功能。

　　一、wps表格文件的保存

　　當我們打開wps表格后，默認的新建了一個wps表格文件，該文件的名稱叫做“book1.et”,如果我們再建立一個，那么第2個的名稱默認為“book2.et”,我們可以根據自己的需要給新建的wps表格文件起個名字，如“0801考試名單”等自己容易記住的名稱。另起文件名的方法很簡單，點擊菜單 文件―>另存為 就行了。具體過程略。

　　二、wps表格多文檔間的切換

　　Wps表格能打開多個wps表格文檔，打開后，這些wps表格文檔名稱都顯示在表格上面部，如圖4-1-1所示。

　　較長4-1-1

　　當我們需要操作“0801考試名單.et”時，我們點擊上圖中第1個標簽，當我們需要編輯“餐廳固定資產表.xls”時，我們點擊第2個標簽。

　　如果大家不習慣這種切換方式的話，還可以采用任務欄式的切換方法。

　　操作方法：點擊菜單 視圖―>文檔切換方式―> 任務欄 ，那么打開的各個文檔都顯示在任務欄上，如圖4-1-2所示。

　　圖4-1-2

　　如果想換回文檔標簽的切換方式，點擊菜單 視圖―>文檔切換方式―> 文檔標簽 即可換回。

　　注：采用文檔標簽方式的切換方式，是wps office 2007的一大特色，我們可以通過它方便的進行文檔間的切換。

　　三、工作表的編輯

　　1. 添加工作表

　　在前面，我們提到過，一個wps表格文件相當于一個賬本，這個賬本有64頁，wps表格文件創建時默認的是有3頁，在實際應用中，如果覺得3頁不夠，我們還可以再根據需要添加，點擊菜單 插入―>工作表，打開插入工作表對話框，界面如圖4-3-1所示。

　　圖4-3-1

　　輸入要插入的數目，然后點擊確定即可。如下圖所示，我們新插入了1個工作表。

　　圖4-3-2

　　通過以上方法，我們可以插入很多個工作表，最多是64個。

　　2. 修改工作表的名稱

　　工作表的默認名稱是sheet1,sheet2,sheet3.... 。 如果覺得這個名稱不好，我們可以給它另起一個。右擊要重命名的工作表的標簽(如sheet1這幾個字母處)，從彈出菜單中選擇“重命名”，如圖4-3-3所示。

　　圖4-3-3

　　當我們點擊 “重命名”后，sheet1 這幾個字母變為可修改的，我們輸入自己喜歡的名稱即可，如“成績表”，此處的重命名與windows中文件的重命名相似。修改的如圖4-3-4所示。

　　圖4-3-4

　　3. 移動工作表的位置

　　與移動紙牌游戲中的紙牌一樣，點擊要移動位置的工作表的標簽，點擊后按下鼠標左鍵別松手，左右移動即可，該頁隨著鼠標的移動而移動。

　　4. 刪除工作表

　　右擊要刪除的工作表，從彈出菜單中選擇“刪除”即可。

　　5. 工作表顏色

　　從右擊彈出的菜單中選擇“工作表標簽顏色”項，我們可以很方便的設置工作表標簽的顏色。具體過程略。

　　四、查找與替換

　　查找替換是一個很常用的功能。在表格中的數據特別多時，我們需要查找某條內容，如果用肉眼一行挨一行的看是很費力氣的，此時我們可以用查找功能來實現。

　　假如我們要查找“鮑瑞”，點擊菜單 編輯―>查找 ，打開查找對話框，界面如圖4-4-1所示。

　　圖4-4-1

　　在查找內容欄中輸入“鮑瑞”，然后點擊按鈕 查找下一個 ，即可查找到鮑瑞的內容，如果表格中有多個鮑瑞，那么我們再次點擊 查找下一個 即可。

　　查找到后的界面如圖4-4-2所示。

　　圖4-4-2

　　替換的功能是不但要找到查找的內容，而且還要將其替換為其它內容。例如上例中，我們不但要找到鮑瑞，而且要將鮑瑞更改為“牛璐璐”，我們可以進行以下操作。

　　點擊菜單 編輯―>替換，打開查找與替換對話框，在查找內容中輸入中“鮑瑞”，在替換為中輸入“牛璐璐”，如圖4-4-3所示。

　　圖4-4-3

　　然后點擊 查找下一個 按鈕，那么表格中的光標將移動到“鮑瑞”所在的單元格中，點擊 替換 按鈕，那么“鮑瑞”將被“牛璐璐”替換掉。如果表格文件中有多個“鮑瑞”，并且想將他們全部用 “牛璐璐” 替換掉，那就干脆點擊 全部替換 按鈕，一下子就全部替換完成。

　　另外，查找和替換對話框中都有個 選項 按鈕，這里面可以進行更復雜的設置，讀者可以試一下。

　　五、數據的填充

　　1. 相同數據的填充

　　在錄入數據時，往往有很多數據是相同的，如圖4-5-1中的 年級 。

　　圖4-5-1

　　對于相同的內容，在wps表格中有一個簡單的快速的錄入方法。

　　具體方法：

　　先在A3中輸入“六年級”這3個字，輸入完后，A3格如圖4-5-2所示。

　　圖4-5-2

　　請讀者仔細看一下，圖中單元格的右下角，有一個小黑色方框，已用 紅圈 標出。這個小黑框叫什么 填充柄 ，

　　當鼠標移到填充柄上時，鼠標變成黑色的“+”型，表示可以填充數據了。此時，按下鼠標的左鍵，別松下，向下移動鼠標，我們可以看到，鼠標向下經過的單元格中，都自動填充了“六年級”這3個字。填充完后的效果與圖4-5-1相似。

　　除了能向下填充外，還可以向上，向左，向右填充，填充方法與向下類似。

　　另外，除了填充1個單元格外，還可以將多個單元格中的數據進行填充。見圖4-5-3。

　　圖4-5-3

　　通過以上方法，我們可以快速地錄入大量的相同內容。

　　2. 等差序列的填充

　　(1) 在wps表格中，內置了大量序列(如“1、2……”、“1日、2日……”等)，我們只需輸入序列的前1，2個數據，其它內容可以通過 填充柄 來快速的填充，如圖4-5-4。

　　圖4-5-4

　　圖中黃色區域為原始數據，下面的淺青色區域是通過填充柄填充生成的。

　　(2)其實，我們不僅可以實現序列的遞增式填充，還可以實現遞減式填充。遞減式填充的方法也很簡單，填充時，鼠標向左或向上移動，即可實現遞減填充。如圖4-5-5所示。

　　圖4-5-5

　　圖中的黃色區域為原始數據，淺青色區域為填充數據。

　　通過上例，我們可以知道，只要原始內容中包括數字，那么我們就可以實現序列的遞增或遞減式填充。

　　(3)差值不為1的序列的輸入方法

　　圖4-5-6

　　圖中黃色區域為原始數據，選中原始數據后，通過填充柄向下拉，自動生成藍色區域中的數據。這里面的規律請讀者自已總結。

　　(4)自定義序列

　　通過前面的例子，有的讀者可能看到除了帶有數字的序列外，還有“星期一、星期二・・・・・・”那么還有沒有其它的序列，這些序列我如何全部知道，我如何自定義我自己的序列?

　　答案是肯定的，wps表格中當然還有其它的序列，點擊菜單 工具―>選項，從彈出的選項對話框中選擇 自定義序列 頁，界面如圖4-5-7所示。

　　圖4-5-7

　　從圖中，我們可以看到wps表格中有好多個序列，如“一月、二月・・・・・・”等。知道這些序列后，以后我們便可以填充它們了。

　　下面，我們自己添加一個新的序列“趙、錢、孫、李、周、吳、鄭、王・・・・・・”。

　　第一步：點擊 新序列 項。點擊后，右側的 輸入序列 變為可用。

　　第二步：輸入序列內容。注意不要輸入到一行內。界面如圖4-5-8所示。

　　第三步：點擊 添加 按鈕。

　　通過以上步驟，我們已經添加了一個新的序列。添加好后，我們便可以試一下了。如圖4-5-9所示。

圖4-5-8

圖4-5-9

　　實例與技巧：用wps表格進行新生分班

　　假如有200新生，分成4個教學班，分別是一班、二班、三班、四班。分班要求是先將學生按總成績排隊，然后分成4平班，即第1、2、3、4名同學依次分到一班、二班、三班、四班，第5、6、7、8 名同學依次分到四班、三班、二班、一班，第9、10、11、12名同學再次分到一班、二班、三班、四班，依此類推。對于此項工作，我們用wps表格可以輕松地完成。

　　第一步：先將學生按考試成績從高分到低分排隊。(假設這項操作讀者已會，具體如何排隊，我們以后還要再介紹。)

　　第二步：輸入班，在班中依次輸入“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”，如圖4-5-10所示。

圖4-5-10

圖4-5-11

　　第三步：選中C2：C9，即選中“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”。如圖4-5-11。然后向下拖動鼠標。那么“一班、二班、三班、四班、四班、三班、二班、一班 ”將向下填充。結果如圖4-5-12所示。

　　第四步：將表格內容按班排序。(假設此項功能大家已會，我們將在以后介紹。)然后打印輸出。至此學生分班已完成。

　　說明：

　　1. 分班的關鍵在于分成4平班，此過程中已分成4平分。

　　2. 如果要求各班男女比例相等。那么可以將男同學與女同學分成2個表，然后分別分班即可。對于更復雜的條件請讀者自己想辦法。

　　圖4-5-12

　　3. 單元格內容的刪除

　　選中要刪除的單元格，然后點擊菜單 編輯―>刪除 ，那么彈出 刪除 對話框，如圖4-6-1所示。

　　圖4-6-1

　　刪除對話框中有4個選項，其中的前兩項用的較多，具體選擇哪一個還請讀者自已根據實際情況決定。

　　4. 單元格的清除操作

　　我們平時刪除單元格中的內容，往往愛按下 “Del”鍵，按下此鍵是可以刪除單元格中的內容，但我們再往此單元格中輸入內容時，新輸入的內容仍采用以前所設置的格式，如字體、字號、顏色等。如下表所示。

原格式

用“Del”刪除了B2單元格

新內容，仍采用原格式

　　那么如何能連同格式也刪除掉呢?方法很簡單。

　　選中要刪除內容的單元格，然后點擊菜單 編輯―>清除，清除菜單有4個子菜單，分別是 全部、格式、內容、批注。

　　內容 子菜單，那么刪除的僅是單元格的內容，其格式仍然保存。Del鍵的功能與此相同。

　　格式 子菜單，僅清除格式，清除后，文字內容仍然保存，但字體、字號、顏色等將采用默認值。如圖4-7-4所示。

　　圖4-7-4

　　批注 子菜單，刪除批注。

　　全部 子菜單，包括以上3個功能。

　　5. 單元格的格式

　　單元格格式的內容很多，也很重要，它不僅影響到版面是否美觀，有時還會影響到文字的錄入。前面我們已經介紹了一部分功能，下面我們再介紹一下其它常用的功能。點擊菜單 格式 ―> 單元格，打開單元格格式對話框，該對話框中有6頁，我們先看其中的第1頁--數字。

　　(1)數字頁

　　此頁可以設置單元格中數字的格式。界面如圖4-8-1所示。

　　圖4-8-1

　　常規：即單元格格式不包括任何特定的數字格式。

　　我們錄入的內容，如果不加特殊指定，即是這種格式。

　　數值：用于數字的表示。[技巧：圖中紅圈中內容，選中B3后，B3的內容將作為示例。]

　　圖4-1-2

　　在數值項中，我們可以設置小數位數，可以決定是否使用千分位分隔符，可以設置負數的顯示方式。見圖4-8-3。

　　圖4-8-3

　　貨幣：用于表示一般的貨幣數值，除了具體數值格式的屬性外，還可以在數值前面加上貨幣符號。見圖4-8-4。

　　圖4-8-4

　　會計專用：類似于貨幣，但少了負數的顯示格式。

　　日期：可以將日期與時間類的數據顯示為日期值。

　　例如：2008年1月24日，可以顯示為2008-01-24，還可以顯示為24-01-2008等，具體顯示為哪一種，我們可以在日期類型中進行設置。

　　日期的類型有多種，見圖4-8-5。

　　圖4-8-5

　　顯示效果，見圖4-8-6。

　　圖4-8-6

　　時間：類似于日期。

　　百分比：設置此格式后，數值將變為百分比格式，如0.8 變為80%，1.5變為150% 。另外，我們還可以設置小數位數。

　　圖4-8-7

　　如圖4-8-7中，A1與B1的值是相同的，但A1是常規格式，B1為百分比格式。

　　分數：將數值以分數形式顯示出來。見圖4-8-8。

　　圖4-8-8

　　科學記數：數據將以科學記數法的形式顯示出來。見圖4-8-9。

　　圖4-8-9

　　特殊：也就是特殊的格式了，這也是wps表格所特有的，適合中國人辦公的地方。具體效果見圖4-8-10。

　　圖4-8-10

　　6. 單元格中文字的換行與字體填充

　　在單元格格式對話框的對齊頁，有 自動換行 與縮小字體填充 兩個選項。

　　選中這兩項可以實現特殊效果。

　　選中自動換行后，可以在一個單元格中實現多行顯示。

　　選中縮小字體填充后，可以將文字字體縮小，使其正好填充在單元格中。

　　圖4-9-1

　　圖4-9-2

　　實例練習：制作帶斜線的表頭

　　帶斜線的表頭，在實際制表中經常出現，見下圖4-9-3，在wps文字2007中是可以輕松的制作出來的，其實在wps表格2007中也是可以很容易的制作出來的。

　　圖4-9-3

　　制作過程見下圖4-9-4。

　　圖4-9-4

　　第1步：輸入內容。

　　第2步：在前面加入適當的空格。

　　第3步：將該單元格設置為自動換行。

　　第4步：調整單元格的寬度，使用其出現圖4-9-4中第4步的效果。

　　第5步：加入斜線。點擊菜單 格式―>單元格，選中邊框頁，加入斜線。

　　7. 設置單元格中文字的方向

　　在wps表格中，文字除了可以橫排外，還可以豎排顯示，甚至可以傾斜任意角度。見圖4-10-1。

　　圖4-10-1

　　它的實現方法很簡單，在單元格格式對話框的對齊頁，有 文字方向 選項。設置很簡單，讀者一試便知。具體過程略。

　　8. 單元格的底紋圖案

　　單元格中除了可以設置顏色外，還可以設置圖案，在單元格格式對話框中，選擇 圖案 頁即可以設置圖案，見圖4-11-1所示。

　　圖 4-11-1

　　具體過程略。

　　第五章 用公式與函數進行計算

　　Wps表格不僅有強大的文字排版功能，還有強大計算能力，這也是人們對其非常鐘愛之處。下面我們介紹一下用wps表格來進行數據的計算。

　　一、利用公式計行計算1. 最簡單的公式

　　我們先從最簡單的入手，先看下面的例子。

　　圖5-1-1

　　圖5-1-1中要計算學生的總分，也就是總分=語文+數學+英語。在F3單元格中，我們輸入時，在 編輯欄 中輸入“=87+90+97”，然后按下回車鍵，那么這3個數相加的結果便可計算出來，同時填寫到F3單元格中，見圖5-1-2所示。

　　圖5-1-2

　　然后一個個學生挨著寫即可。

　　注意：

　　1. 寫公式時要切換到英文狀態。不能在漢字狀態下輸入英文。

　　2. 要先輸入“=”才有效。

　　3. 在單元格中與編輯欄中輸入均可。但輸入完，編輯欄中顯示公式，單元格中顯示結果。

　　根據經驗，如果錄入了公式，最好是在編輯欄中編輯。

　　4. 公式中可以輸入常用的數學運算符，如 + - * / (),公式遵循數學公式法則，先乘除，后加減，如果有括號，則先計算括號中的內容。公式中沒有大括號與中括號，可以用( )嵌套來代替。由于計算機中沒有設置 “× ÷”符號，因此這兩個符號用“* /”來代替。

　　2. 帶地址的公式

　　上面的公式中，雖能計算出結果來，但讀者可能覺得這么寫太麻煩了。有沒有簡單些的辦法呢?答案是：有。

　　F3單元格中，我們還可以這樣寫 “=C3+D3+E3”。C3的值是87，D3的值是90，F3的值是97。我們寫它們的地址來代替它們是完全可以的，并且還有比直接寫數值更好的地方。見圖5-1-3。

　　圖5-1-3

　　附：見圖5-1-4 中的公式。這里面的公式較復雜些。

　　圖5-1-4

　　3. 其它內容的填充

　　對于上面的例子，我們只計算了一條，對于下面的內容，如果再一條條的寫公式，就顯得有些麻煩了。我們可以通過填充柄來填充。

　　方法是選中寫好公式的單元格，然后用鼠標向下拖，那么鼠標經過的區域都自動填充好了公式，也就是都計算出結果來了。見圖5-1-5。

　　圖5-1-5

　　說明：填充時，wps表格能自動填充公式，并且公式中的地址做相應的變化。見圖5-1-5中的紅圈中所示。

　　用公式還有另一個好處，就是如果數據輸入有錯誤，當我們更正好，范是與該地址有關的數據都將自動更正。

　　舉一個例子，如圖5-1-5中的C3應當是78，我們改成78之后，后面的總分自動變成265。

　　見圖5-1-6所示。

　　圖5-1-6

　　通過前面的簡單敘述，讀者應當能編輯公式了。通過公式能完成很多的計算，并且準確無誤。

　　再看一個例子，計算每位同學的平均分。

　　平均分就是總分除以3了。我們在G2中輸入平均分，在G3格中輸入 =F3/3 ，即可求出該行的平均分。

　　見圖5-1-7所示。

　　圖5-1-7

　　另外，我們輸入 =(C4+D4+E4)/3 也是可以的。

　　二、利用函數計處計算Wps表格對于數據的處理，并非僅表現在求和，求平均數等這些簡單的運算上，它還能進行非常復雜的運算，甚至還可以用它來設計復雜的統計管理表格或者小型的數據庫系統。這些強大的功能都離不開---- 函數。

　　另外，公式中是可以嵌套函數的。

　　用函數的好處另處，一是書寫簡單，二是使用函數還可以達到我們用公式難以實現的功能。

　　在學習函數之前，我們需要對于函數的結構做以必要的了解，如圖5-2-1所示，函數的結構以函數名稱開始，后面是左括號、以逗號分隔的參數和右括號。如果函數以公式的形式出現，請在函數名稱前面輸入“=”。在創建包含函數的公式時，公式選項板將提供相關的幫助。

　　圖5-2-1

　　公式也是在編輯欄中輸入的。

　　下面我們以簡單的例子來介紹函數的應用。

　　在wps表格中，有一個求和函數SUM,它的用法是 SUM(Number1,Number2,...),它返回指定區域中所有數值的和。

　　在前面的例子中我們用公式進行了求和操作，現在我們用SUM函數來進行求和操作。我們在編輯欄中可以這樣輸入

　　=SUM(C4,D4,E4) ,它的效果等同于 =(C4+D4+E4),我們也可以這樣輸入 =SUM(C4:E4) ， 因為C4:E4 就是 C4+D4+D4 。

　　見圖5-2-2所示。

　　圖5-2-2

　　下面我們看一下更為復雜些的求和，見圖5-2-3。

　　圖5-2-3

　　我們在 J4單元格中可以輸入 =sum(C4:I4) ，還可以輸入 =sum(c4,d4,e4,f4,g4,h4,i4) ，還可以這兩種方式混合著寫，如 =sum(c4,d4:f4,g4:i4)，還可以直接輸入數字，如=sum(78,d4:f4,g4:i4)，以上輸入法最終效果都是相同的，具體用哪種可以根據個人愛好決定。

　　求出J4的值來后，我們可以通過向下拖動的方法來求其它同學的總分，這與公式的用法是一樣的。

　　這是我們用函數進行簡單的數據計算，希望讀者能看明白。

　　三、常用的一些函數簡單介紹

　　Wps表格中提供了多種函數可以供我們使用，下面我們簡單的介紹一些。

　　1. 求平均數函數 average( )

　　我們先看一下該函數的介紹，點擊菜單 插入―>函數，打開插入函數對話框，界面如圖5-3-0所示。

　　圖5-3-0

　　選擇 AVERAGE，那么下面有該函數的介紹，見圖中紅色區域。

　　AVERAGE(number1,number2,・・・) ，它返回 number1,number2,…這些數的平均值。

　　注：number 是 數 的意思，number1,number2即數1，數2的意思。

　　這個函數看明白后，點擊取消，關閉該窗口。(如果點擊確定的話，那么插入了函數，它后打開一插入函數的向導，引導我們插入函數，但現在這些對于我們還不便于理解，所以先點取消，其它的以后再介紹。)

　　知道該函數如何用后，我們便可以使用它了。見下圖5-3-1。

　　圖5-3-1

　　注：=average(c4:c6) 相當于=average(c4,c5,c6) 。

　　這是我們手工輸入函數，下面我們以上例來看一下如何插入函數?插入函數比手工輸入有很多優點。

　　第一步：選中要插入函數的單元格C7。

　　第二步：點擊菜單 插入―>函數。打開插入函數對話框，選中要 AVERAGE 。

　　第三步：點擊 確定 按鈕 ，彈出插入 AVERAGE的向導。見圖5-3-2所示。

　　第四步：選中 C4：C6區域。見圖5-3-3所示。

　　圖5-3-2

　　圖5-3-3

　　第五步：點 回車鍵 確認完成該函數的輸入。按回車鍵后，即可計算出結果來。見圖5-3-4。

　　圖5-3-4

　　2. 求最大值函數 max ( )

　　先來看一下該函數的介紹，打開插入函數對話框，從選擇類別中選擇全部 ，然后從下面的函數表中找到 max 函數。那么下面顯示出該函數的介紹。見圖5-3-5所示。

　　圖5-3-5

　　Max(number1,number2,・・・) 即max(數1，數2，・・・) ，它返回數1，數2，・・・中的最大 值。

　　在C7中輸入=max(c4:c6)，那么C7中的值為C4：C6中的最大值。見圖5-3-6所示。

　　圖5-3-6

　　如果輸入的是=max(C4:E6) ，那么值就是 97 了。

　　3. 求最小值函數 min ( )

　　該函數的用法與max( )相似，只是結果返回的是最小值。

　　通過以上幾個函數，我們可以求出圖5-3-7的分析數據。

　　注：圖中只在C列中輸入了公式(或函數)，右邊的那幾列是向右拖動自動生成的。

　　圖5-3-7

　　(2008年1月25日夜)

　　4. 統計函數 count( )

　　該函數用來統計指定區域中有數字的單元格的個數。如圖5-3-8所示。

　　圖5-3-8

　　圖5-3-8是在插入函數的過程。插入完畢后按下回車鍵，那么總人數就計算出來了。見圖5-3-9。

　　圖5-3-9

　　Count( ) 函數統計的是指定區域中有數值的單元格的數量，如果單元格中沒有內容，將不被統計，見圖5-3-9中的C列。

　　5. 帶條件的統計函數 countif( )

　　先看一下該函數的介紹。 COUNTIF(range,criteria)，計算區域中滿足條件的個數。Range:區域的意思，criteria：標準，條件之意。

　　圖5-3-10中統計了及格人數，range是 B3:B9 ， criteria是">=60" 。

　　注意：條件要用英文狀態下的一對雙引號作標識。

　　圖5-3-10

　　有了以上數據后，我們就可以計算極格率了。

　　舉一翻三：統計60分到80分之間的人數。對于這項要求，乍一看無法解決的，其實仔細考慮一下，也能解決。只是用了兩次該函數。

　　我們可以這樣寫公式 ： =COUNTIF(B3:B9,">=60")-

　　COUNTIF(B3:B9,">80")。即用60分以上的人數- 80分以上的人數。

　　6. 求字符串函數 left( )

　　先來看一下該函數的說明。Left(text,num_chars) ，從一個文本字符串的第一個字符開始返回指定個數的字符。

　　Text:文本的意思，numb是數縮寫，chars字符的意思。

　　下面我們通過一個例子來看看該函數的用法。見圖5-3-11。

　　圖5-3-11

　　在上面的例子中，text是A3，num_chars是3，也就是從A3單元格中取出左邊1個字符來。A3的值是“白天雨”，左邊1個字符是“白”，那么E3的值就是“白”了。

　　如果寫成=left(A3,2) ，那么值就是“白天”了。

　　7. 求字符串函數 right( )

　　這個函數與 left( )的功能完全相反。所以不做過多介紹，看下面的實例圖5-3-12。

　　圖5-3-12

　　記得中考時，學生的排序是按名稱的最后一個字來排的，此時用right( )求出了最后一個字，然后我們就可以按它來進行排序了。(排序在后面的章節中介紹。)

　　如果寫成 =RIGHT(A3,2)，那么求出來的將是 “天雨”了。下面的也是2個字的名稱了。

　　8. 字符串函數 mid( )

　　該函數可以求出字符串中間的字符。我們看一下介紹。

　　MID(text,start_num,num_chars)

　　從文本字符串中指定的位置開始，返回指定長度的字符串。

　　Text:文本的意思，start_num：開始位置，num_chars：字符個數。見圖5-3-13的實例。

　　圖5-3-13

　　上圖中：text為A3，start_num為2，nub_chars為1。即求A3單元格中從第2個字符開始往右數，數1個的字符。

　　9. 求字符的長度函數 Len( )

　　該函數可以求出指字的字符的長度。見圖5-3-14。

　　圖5-3-14

　　10. 三角函數 sin( ) cos( )

　　這是求指定弧度的正弦函數與余弦函數。如果想計算角度的正弦或余弦，要先轉換成弧度值。見下圖所示。

　　圖5-3-15

　　以上介紹了幾個簡單的函數，算是引玉之磚，希望讀者能對wps表格的函數有個初步認識，由于wps表格提供的函數眾多，有的還很專業，不可能逐一介紹。其它的函數可以由讀者自己研究掌握。由于每一個函數的下面都有中文介紹，相信學會它們應當不是什么難事。

　　Wps表格的函數的是十分強大的，我們可以用它完成復雜的計算統計，希望這些函數的應用能為你的工作帶來方便。

　　附：理論是能解決的問題，在wps表格中應當也是能解決的。曾有很多網友向我咨詢與wps表格函數有關的問題，很多看似無法解決的，最后都得到了解決。

　　第六章 數據處理

　　這里將向你介紹 排序、篩選、分類匯總、有效性等幾個常用的功能。

　　一、數據排序

　　在用wps表格2007制作數據表格時，我們可以用其 強大的排序功能 來實現數據的處理。如學校考試完畢后常需對學生的考試成績進行排隊，也就是排序。

　　1. 簡單的排序實例

　　下面我們以實例來介紹wps表格2007的強大排序功能。

　　圖6-1-1

　　要求：如圖6-1-1所示，我們將A表中的成績表按總分從高到低進行排序，然后加入名次，制作成B表的模樣。

　　第一步：選擇數據源，即要排序的數據。此例中我們選中A3：D9。選中后界面如圖6-1-2所示。

　　圖6-1-2

　　第二步：排序。點擊菜單 數據 ―> 排序，打開排序對話框，界面如圖6-1-3所示。

　　圖6-1-3

　　第三步：選擇主要關鍵字

　　由于我們想按 總分 按從高到低的順序排序，那么 總分 就是主要關鍵字了�？偡� 位于D列，所以我們的主要關鍵字應選擇 列D 。選中后，界面如圖6-1-14所示。

　　圖6-1-4

　　第四步：選擇排序的升與降方式

　　在主要關鍵字的右邊有 升序 與 降序 ，由于我們是按分數從高到低排列的，因此這兒應當選擇 降序。

　　如圖6-1-4所示。

　　第五步：點擊 確定 按鈕，完成排序操作。完成排序后，界面如圖6-1-5所示。

　　圖6-1-5

　　至此，我們已按要求完成了排序操作。

　　第六步：填充名次。

　　在E2中輸入“名次”2 個字，在E3：E9中填充“1、2、3・・・ ”。對于填充“1、2、3・・・ ”各位不要說不會呀，前面已在 數據的填充 中作為詳細介紹。

　　至此，我們已按要求完成排序。最終效果如圖6-1-6所示。

　　圖6-1-6

　　貢獻者：wps狂 - 2008-05-28 21:18:42

　　【ET】wps表格教程

　　2. 改進的排序實例----有標題行

　　下面我們用另一種方法來進行排序。這種方法比剛才介紹的有些改進。

　　第一步：選擇要排序的數據源。

　　此時我們選中A2：D9，即多選了標題行。此步與先前介紹的方法不同。選中后界面如圖6-1-7所示。

　　圖6-1-7

　　第二步：打開排序對話框。點擊菜單 數據 ―> 排序，打開排序對話框，界面如圖6-1-8所示。

　　圖6-1-8

　　注意：排序對話框的下部有 列表 選項，包括 有標題行 與 無標題行 兩項內容。如圖6-1-8所示。

　　因我們選擇數據源時，選擇了第2行，即標題行，所以此時，我們選擇 有標題行 。

　　第三步：選擇關鍵字

　　當我們選擇了有標題行后，主關鍵字下拉按鈕中的內容發生了變化，主要關鍵字中有多個選項，它與第2行是相對應的。如圖6-1-9所示。

　　圖6-1-9

　　因為我們要按總分排序，所以此處主要關鍵字，我們選擇 總分 。

　　注：這就是與第一種排序方法的不同之處，這兒顯示的是標題，而不是列A、列B之類的。這種方法更直觀，更不易出錯。

　　剩下的操作與第一種方法相同了，不再贅述。

　　3. 排序實例----帶次要關鍵字在按總分排序的時候，有可能有的同學總分是相同的，對于總分相同的，我們可能有另一個條件，即按 語文 進行排序，語文分高的排在前面，語文分低的排在后面。

　　那么 語文 就屬于次要關鍵字。關鍵性的設置見圖6-1-10。設置了次要關鍵字，與次要關鍵與的升降序。

　　圖6-1-10

　　圖6-1-11

　　圖6-1-11中，有兩個人的總分相同，圖中兩個表分別是按語文的升降序排列的，略有不同。