WPS表格“數據有效果性”在數據錄入中的妙用

　　利用WPS表格強大的制表功能，我們能夠很輕松完成表格制作，數據的統計分析等任務。但是在數據錄入的過程中難免會輸入一些錯誤的數據。比如重復的學號、身份證號，超出正常范圍的無效數據。另外，怎么樣快速輸入一些有特定范圍并且重復輸入的數據。這些問題我們都可以利用WPS中“數據有效性”這一工具很好的解決。

　　輸入前設置“數據有效性”避免錯誤

　　案例一：

　　在WPS表格中輸入數據時，有時會要求某列或者某個區域的單元格數據具有唯一性，比如學生的學號，員工的ID，身份證號等。我們在輸入時有時會出錯導致數據重復出現，而且這種錯誤又很難檢查。我們就可以利用“數據有效性”來解決這一問題。

　　1、打開工作薄，如下圖1，

　　圖1

　　2、選中“學號”一列，點擊“數據”菜單，選擇“有效性”，如圖2，

　　圖2

　　3、打開“數據有效性”對話框，在“設置”選項下，單擊“允許”右側的下拉按鈕，在彈出的下拉菜單中，選擇“自定義”選項，然后在下面“公式”文本框中輸入公式“=COUNTIF(a:a,a1)=1”(不包括引號)，如圖3，

　　圖3

　　4、切換到“出錯警告”填寫標題和錯誤信息，單擊“確定”，如圖4，

　　圖4

　　5、下面我們開始輸入一些數據檢驗一下效果。輸入不重復的數據時，可以正常顯示，如圖5，

　　圖5

　　當輸入重復數據時，彈出錯誤警告對話框，要求要求用戶檢查后輸入正確數據，如圖6，

　　圖6

　　案例二：

　　我們在使用WPS表格處理數據時，很多情況下輸入的數據是有一定的范圍的，比如輸入學生的各科成績時，一般是百分制，分數的范圍是0—100之間的小數。超過范圍的就是無效數據，我們可以輸入數據之前設置數據的有效范圍避免出現錯誤。

　　1、選中要設置數據有效性單元格范圍，如圖7工作表中選取的表格區域：“C2:E8”

　　圖 7

　　2、點擊“數據”菜單，選擇“有效性”，在設置選項卡下，設置允許的條件是“小數”，范圍是介于最小值0和最大值100之間，如圖8，

　　圖8

　　3、點擊“輸入信息”選項卡，填寫標題和輸入信息。這樣，用戶在輸入數據時可以提醒用戶有效的范圍，如圖9，

　　圖9

　　4、點擊“出錯警告”選項卡，填寫標題和錯誤信息，單擊“確定”，如圖10，

　　圖10

　　5、我們來檢驗一下設置的效果，選中C列任意單元格，輸入數據之前有相關的提示，如圖11，

　　圖11

　　6、輸入正確范圍的數據可以順利的繼續進行操作，如果輸入超出范圍的數據時，彈出錯誤警告對話框，要求用戶檢查后輸入正確數據，如圖12，

　　圖12

　　二、利用“數據有效性”快速輸入數據

　　案例一：

　　我們在剛才的表格中插入“性別”和“院系”兩列，我們分別敘述設置的兩種不同的方法。在性別一列我們只需要輸入“男”或“女”兩種結果，我們利用“數據有效性”可以快速準確的輸入。

　　方法一：

　　1、選中“性別”這一列，點擊“數據”菜單，選擇“有效性”，在設置選項卡下，設置允許的條件是“序列”，“來源”中輸入“男”“女”。注意不同選項之間用英文狀態下的逗號分隔。點擊“確定”，如圖13

　　圖13

　　2、我們來看一下效果。當我們點擊“性別”這列下的單元格時，在單元格的右側就會出現一個下拉箭頭，點擊箭頭就會看到“男”、“女”2個選項，選擇其中一個就可以將數據快速準確的輸入到單元格中，如圖14，

　　圖14

　　方法二：

　　我們來換種方法來設置“院系”一列的有效性。

　　1、首先在整個表格的右側的某列中，如在L列輸入的院系名稱，如圖15，

　　圖15

　　2、選中“院系”這一列，點擊“數據”菜單，選擇“有效性”，在設置選項卡下，設置允許的條件是“序列”，“來源”中點擊如圖16中箭頭所指向的按鈕。

　　圖16

　　選中剛才在圖15中輸入院系名稱的單元格，點擊“確定”。如圖17所示

　　圖17

　　3、現在我們來看一下效果，當我們點擊“院系”這列下的單元格時，在單元格的右側就會出現一個下拉箭頭，點擊箭頭就會看到我們所設置的所有院系名稱，選擇其中一個就可以將數據快速準確的輸入到單元格中，如圖18，

　　圖 18

　　4、如果我們要修改其中某個院系的名稱時，只需要修改L列中數據即可。為了避免無意中錯誤的修改、刪除L列的院系名稱，我們可以將L列隱藏起來，如圖19。

　　圖 19